Odborný pracovník/pracovnice spisové služby

Rektor Univerzity Palackého v Olomouci vypisuje výběrové řízení na obsazení místa Odborný pracovník/pracovnice spisové služby.

Pracoviště: Spisová služba
Úvazek: 1,0 (případně i snížený)
Místo výkonu práce: Olomouc
Termín nástupu: Po dohodě

• Komplexní zajištění školení uživatelů eSSL UPOL, školení zaměstnanců na problematiku spisové služby obecně (vlastní lektorská činnost, popř. v součinnosti s vedoucím),
• komunikace s dodavatelem el. programu spisové služby, aktivní řešení problémů v eSSL – helpdesk manager,
• přímá komunikace s vedoucím pracovníkem, reportování, koordinace činností spisové služby,
• práce na elektronickém pracovišti podatelny – příjem a distribuce el. pošty napříč UP,
• samostatné plánování a tvorba koncepcí školení zaměstnanců na UP (návrhy na implementaci změn a šíření povědomí o nutnosti práce v eSSL) – zefektivnění šíření osvěty o eSSL po UP,
• příjem, evidence, zpracování a další distribuce, vyřízení pošty v el. podobě i analogové podobě,
• schopnost záskoku práce el. podatelny, popř. kontaktní podatelny rektorátu UP (příjem a odbavení denní pošty UP, práce v programu eSSL, telefonický kontakt s uživateli systému eSSL),
• zpracování el. faktur oddělení,
• práce se systémem eSSL, Kofax,
• kooperace s vedoucím spisové služby na dalším rozvoji úseku spisové služby a agendy na UP,
• participace na elektronizaci agend UP a rozvoji úseku spisové služby,
• plánování, příprava a pořádání pravidelných schůzí s podatelnami fakult a součástí UP,
• účast na jednáních s vedením, schopnost zástupu za vedoucího pracovníka v případě jeho nepřítomnosti,
• tvorba statistik eSSL (mapování fluktuace dokumentů na univerzitě).

• Pečlivý, samostatný, aktivní přístup k práci a řešení problémů,
• komunikační a organizační dovednosti, ochotu učit se nové věci,
• základní orientace v legislativě dopadající na oblast spisových služeb,
• schopnost analytického myšlení a týmové spolupráce,
• pokročilá znalost práce na PC/vyšší počítačová gramotnost,
• aktivní uživatelská znalost práce s MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook),
• minimálně středoškolské vzdělání (maturita).

Výhodou

• Předchozí praxe na obdobné pozici (ve veřejné správě)/znalost agendy spisové služby,
• vysokoškolské vzdělání nejlépe v oblasti spisové služby nebo v přidruženém oboru (archivnictví, IT, veřejná správa, aj.),
• orientace v příslušné legislativě,
• předchozí zkušenost s veřejnými projevy před větší skupinou lidí,
• předchozí zkušenost z oblasti marketingu – tvorba a správa webu, PC design, tvorba prezentací a propagačních materiálů,
• praktická zkušenost s používáním agendových a databázových informačních systémů pro správu dokumentů,
• zkušenosti s procesy správy dokumentů v akademickém prostředí nebo jiné veřejné instituci,
• zkušenost s klientským supportem a zpracováním požadavků klientů.

• Motivační finanční podmínky,
• pracovní notebook,
• pružnou pracovní dobu,
• podílení se na rozvoji univerzitního prostředí a s tím související digitalizaci procesů s dokumenty,
• možnost odborného rozvoje, účast na odborných seminářích a školeních,
• zázemí jednoho z největších zaměstnavatelů v Olomouckém kraji,
• příjemný kolektiv a pracovní prostředí v historickém centru Olomouce s nově zrekonstruovanou kanceláří,
• termín nástupu možný od 1. srpna 2023 nebo dle dohody,
• řadu dalších benefitů.

Strukturovaný profesní životopis v českém jazyce

Říhošková Denisa, Ing. Mgr., MA, denisa.rihoskova@upol.cz, +420585631188

Chci odpovědět na nabídku

Uzávěrka přihlášek do výběrového řízení je 14.07.2023.

Poznámka

Vyhlašovatel si vyhrazuje právo pracovní místo ve výjimečném případě bez udání důvodu neobsadit nebo zrušit výběrové řízení.