Metodik/metodička spisové služby

Rektor Univerzity Palackého v Olomouci vypisuje výběrové řízení na obsazení místa Metodik/metodička spisové služby.

Pracoviště: Spisová služba
Úvazek: DPČ (20 hod týdně)
Místo výkonu práce: Olomouc
Termín nástupu: Po dohodě

• metodické plánování směřování spisové služby na univerzitě,
• příprava podkladů pro vedoucího oddělení – tvorba koncepcí, vnitřních předpisů a metodik pro oblast spisové služby a jejich následná novelizace s ohledem na dopady aktuální legislativy,
• úzká spolupráce s vedoucím oddělení na dalším rozvoji systému spisové služby a činnosti související s jeho provozem,
• metodická koordinace výkonu spisové služby na univerzitě,
• kontrola a analýza jednotlivých procesů spojených s výkonem spisové služby a navrhování jejich úprav s cílem optimalizovat příslušné procesy, včetně zohlednění vazeb na další informační systémy používané na univerzitě,
• specifikace souvisejících úprav pro výkon spisové služby (včetně eSSL UP) s cílem úspěšné atestace elektronického systému spisové služby na UP,
• koordinace rozvoje systému elektronické spisové služby, evidování a posuzování požadavků na změny a opravy systému, komunikace s dodavatelem elektronického systému spisové služby,
• koordinace digitalizace pracovních procesů s dokumenty na univerzitě z pohledu spisové služby,
• kontrola zpracování dokumentů a spisů uživatelů v systému spisové služby, reporty nadřízenému,
• analýza legislativy dopadající na oblast spisových služeb a její implementace do procesů UP,
• plnění dalších úkolů souvisejících se systémem správy oběhu dokumentů,
• práce v programu elektronické spisové služby.

• pečlivý, samostatný, aktivní a flexibilní přístup k práci,
• systematičnost, důslednost a osobní zodpovědnost,
• komunikační a organizační dovednosti a ochota hledat řešení,
• aktivní přístup k řešení problémů,
• orientace v legislativě dopadající na oblast spisových služeb,
• schopnost analytického myšlení a týmové spolupráce,
• koncepční přístup a schopnost formulování metodik,
• schopnost prezentování vlastních názorů a návrhů/výsledků práce,
• minimálně středoškolské vzdělání (maturita),
• schopnost a ochotu učit se nové věci,
• pokročilá znalost práce na PC/vyšší počítačová gramotnost (nutnost orientace v programu elektronické spisové služby univerzity aj.),
• aktivní uživatelská znalost práce s MS Office (Word, Excel, Outlook),
• mlčenlivost související s vykonávanou prací

Výhodou

• předchozí praxe na obdobné pozici (ve veřejné správě) – rádi uvítáme, ale není podmínkou,
• vysokoškolské vzdělání nejlépe v oblasti spisové služby nebo v přidruženém oboru výhodou (archivnictví, IT, veřejná správa, aj.),
• pokročilá znalost příslušné legislativy výhodou,
• předchozí zkušenost s tvorbou metodických předpisů výhodou,
• zkušenosti s procesy řízení dokumentů v akademickém prostředí nebo jiné veřejné instituci výhodou, nikoliv podmínkou,
• zkušenost s klientským supportem a zpracováním požadavků klientů výhodou,
• předchozí zkušenost s digitalizací v oblasti správy dokumentů na instituci výhodou,
• praktické zkušenosti s používáním agendových a databázových informačních systémů pro správu dokumentů, výhodou, nikoliv podmínkou.

• motivační finanční podmínky,
• po zapracování možnost práce formou home office,
• pracovní notebook,
• pružnou pracovní dobu,
• podílení se na rozvoji univerzitního prostředí a s tím související digitalizaci procesů s dokumenty,
• možnost rozvoje dalšího vlastního vzdělávání,
• odborné semináře a školení,
• jazykové kurzy,
• lidský přístup,
• zázemí jednoho z největších zaměstnavatelů v Olomouckém kraji,
• příjemný kolektiv a pracovní prostředí v historickém centru Olomouce,
• termín nástupu možný ihned nebo dle dohody,
• pozice je vhodná i pro absolventy (doktorandy),
• a řadu dalších benefitů.

Strukturovaný profesní životopis v českém jazyce

Motivační dopis

Říhošková Denisa, Ing. Mgr., MA, denisa.rihoskova@upol.cz, +420585631188

Chci odpovědět na nabídku

Uzávěrka přihlášek do výběrového řízení je 31.07.2024.

Poznámka

Vyhlašovatel si vyhrazuje právo pracovní místo ve výjimečném případě bez udání důvodu neobsadit nebo zrušit výběrové řízení.